Privacyverklaring

Vectel BV (Gildetrom 23a, 3905TB Veenendaal) is verwerkingsverantwoordelijke voor accounts, toegangsaanvragen en deze website.

Voor de foto's die een autobedrijf uploadt, zijn wij verwerker namens dat autobedrijf. Op een autofoto kunnen een kenteken of mensen te zien zijn; het autobedrijf bepaalt welke foto's het aanbiedt.

• Toegangsaanvraag: bedrijfsnaam, je naam, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat invult), je notitie en een eventuele referralcode.
• Account: naam, e-mailadres, rol en organisatie. Je wachtwoord bewaren we alleen als onomkeerbare hash; het geheim voor tweestapsverificatie versleuteld.
• Foto's: de originelen die je uploadt en de bewerkte resultaten.
• Kenteken: bij elke foto leest onze kwaliteitscontrole het kenteken af. We bewaren het bij de foto en gebruiken het voor de bestandsnaam van downloads en, als je die gebruikt, voor de kentekencheck. Het komt nooit in onze logs.
• Logboek van belangrijke acties, zoals inloggen, iemand uitnodigen of instellingen wijzigen: wie het deed, met e-mailadres, IP-adres en browser.
• Bescherming tegen misbruik: tellers per e-mailadres of IP-adres voor inlogpogingen en aanvragen.
• Probleemmeldingen: je beschrijving, de schermafbeelding die je meestuurt, en de pagina, browser en schermgrootte waarop je het probleem zag.
• Facturatie: bedrijfsgegevens, het e-mailadres van de beheerder en het verbruik. Betaalgegevens zoals rekening- of kaartnummer verwerkt Stripe; die komen niet bij ons.
• Technisch: logregels van de servers, nodig voor beveiliging en het oplossen van storingen.

We gebruiken alleen functionele cookies om je ingelogd te houden en het inloggen te beveiligen. Geen analytics- of advertentiecookies.

Om de dienst te leveren en te factureren: de foto's bewerken, resultaten tonen en downloaden, je account en abonnement beheren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Om de dienst veilig en goed te houden: misbruik tegengaan, storingen oplossen en de kwaliteit van de bewerking testen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Voor die kwaliteitstests kan Vectel een foto van een klant opnieuw laten bewerken in een interne testomgeving, ook met een ander AI-model (OpenAI), om de uitkomsten te vergelijken. Die kopieën zijn alleen voor Vectel zichtbaar en zijn na 7 dagen weg.

Een toegangsaanvraag gebruiken we om contact met je op te nemen. Grondslag: stappen vóór een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

• Foto's en resultaten: zolang je organisatie klant is, tenzij jullie ze eerder verwijderen.
• Een foto die je verwijdert, is na 30 dagen definitief weg.
• Een upload die nooit tot een opdracht leidde, ruimen we na 1 dag op.
• Je account: tot je het zelf verwijdert op je accountpagina, je beheerder het verwijdert of je organisatie stopt.
• Verwijdert de laatste beheerder de organisatie, dan pauzeren we die meteen en is alles na 7 dagen bedenktijd definitief weg.
• Afgehandelde probleemmeldingen, met schermafbeelding: 90 dagen na afhandeling.
• Kopieën voor interne kwaliteitstests: 7 dagen.
• Tellers tegen misbruik: 2 dagen.
• Het logboek van belangrijke acties: zolang dat nodig is om misbruik en beveiligingsincidenten te kunnen onderzoeken.
• Een toegangsaanvraag: zolang dat nodig is voor het contact over je aanvraag en een eventuele klantrelatie. Wil je dat we hem eerder wissen, mail ons.
• Facturen: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht. Die bewaren Stripe en onze boekhouding.

We maken back-ups om na een storing te kunnen herstellen. Daarin kunnen gegevens nog tot 12 maanden staan nadat ze zijn verwijderd; we gebruiken ze alleen voor herstel.

We delen gegevens met deze partijen:

• Vercel (VS): hosting van de website en de app; de functies die je gegevens verwerken draaien in Frankfurt.
• Hetzner (Duitsland): eigen servers van Vectel voor de database en de opslag van foto's. Back-ups staan op deze servers en op een eigen opslagserver van Vectel.
• Bria (Israël): verwijdert de achtergrond en maakt de showroom rond je auto. Ontvangt de foto.
• Anthropic (VS): herkent het soort foto, vindt het kenteken om te vervagen en controleert de kwaliteit van het resultaat. Ontvangt de foto.
• Stripe (Ierland en VS): abonnementen, facturen en betalingen. Ontvangt je bedrijfsgegevens en het e-mailadres van de beheerder.
• Upstash (VS): de wachtrij voor de verwerking. Ontvangt alleen het nummer van een foto, niet de foto zelf.
• OpenAI (VS): alleen bij interne kwaliteitstests door Vectel. Kan dan een foto van een klant ontvangen.
• Onze e-mailprovider: voor inloglinks, uitnodigingen en meldingen.
• RDW (Nederland): geen verwerker, maar de bron van de voertuiggegevens. Bij de kentekencheck sturen we alleen het kenteken.

Gaan gegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals voor Israël en het EU-VS Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen. Wij verkopen geen gegevens en gebruiken je foto's niet om AI-modellen te trainen.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Mail info@vectel.nl om een van deze rechten te gebruiken.

Vind je dat we niet zorgvuldig met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verbindingen met de website, de app en de database zijn versleuteld (TLS). Sleutels en geheimen voor tweestapsverificatie bewaren we versleuteld (AES-256-GCM).

De opslag van foto's is privé. Een foto tonen we via een tijdelijke link die een uur geldig is. Die link maken we alleen aan voor ingelogde gebruikers van jouw organisatie en voor de beheerders van Vectel.

Verandert er iets wezenlijks, dan passen we deze pagina aan. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.